Inleiding
Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze patiënten en cursisten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens.
Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt u hiermee terecht bij uw behandelaar.
Artikel 1 Definities
In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:
Gegevens de gegevens die betrekking hebben op een persoon
Praktijk Burger &Scheffer, verwerkingsverantwoordelijke
Patiënt een patiënt bij Burger & Scheffer
Cursist een logopedist of andere professional die een cursus volgt bij Burger & Scheffer
Verwerking een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Artikel 2 Toepasselijkheid
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op patiëntenzorg en scholing aan logopedisten of andere professionals.
Artikel 3 Doelen
De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:
(i) het verlenen van logopedische zorg;
(ii) het declareren van verleende logopedische zorg bij de patiënt of zorgverzekeraar;
(iii) kwaliteitscontrole;
(iv) wetenschappelijk onderzoek;
(v) scholing aan logopedisten of andere professionals.
Artikel 4 De gegevensverwerking
4.1 Patiënten
- Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de logopedische behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend logopedist heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend logopedist heeft toegang tot de inhoudelijke gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen.
- De behandelend logopedist stuurt altijd na afsluiten van de behandeling of tussentijds, wanneer er een specifieke aanleiding voor is, een schriftelijk verslag naar de verwijzer en/of de huisarts. Daarnaast heeft de logopedist contact met andere professionals, die betrokken zijn bij de begeleiding van het kind indien dit in het belang is van de behandeling. Door ondertekening van de behandelovereenkomst geven de ouders toestemming om informatie te delen met professionals die direct bij het kind betrokken zijn. Wanneer wij gegevens uitwisselen met derden of overleg plegen in het kader van de behandeling, zullen we u altijd vooraf verwittigen van het feit dat er overleg wordt gepleegd en gegevens worden gedeeld, zodat u per gepland contactmoment de gelegenheid hebt om vooraf uw toestemming in te trekken.
- Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren. Medewerkers van Burger & Scheffer met een autorisatie om behandelingen te declareren hebben toegang tot het elektronisch patiëntendossier, maar hebben geen toegang tot de inhoudelijke behandelgegevens.
- Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht om te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. Dit gebeurt in de vorm van een audit. De verzamelde patiëntgegevens kunnen bij een audit worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien de praktijk ge- audit wordt, moeten enkele patiëntendossiers worden bekeken. Aan patiënten zal vooraf toestemming worden gevraagd voor het gebruik van het dossier ten behoeve van de audit.
- Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd. Wij zullen niet meer gegevens verwerken dan nodig is voor het betreffende onderzoek. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet herleidbaar zijn tot individuele personen.
- Zorgverzekeraars kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. Een materiele controle is gericht op het vaststellen van de rechtmatigheid van de in rekening gebrachte zorg. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen. De zorgverzekeraars controleren op aanwezigheid van een verwijzing en type diagnose. Hierbij worden geen behandelinhoudelijke gegevens gevraagd of verstrekt.
- Maatschap Burger & Scheffer verzorgt cursussen aan logopedisten. Soms worden daarin filmfragmenten gebruikt van onderdelen van een logopedische behandeling. Een filmfragment met daarop een kind in beeld wordt alleen gebruikt, wanneer ouders uitdrukkelijk vooraf schriftelijk toestemming hebben gegeven voor het gebruik van het betreffende filmfragment. Deze toestemming is voorbehouden aan het tonen van het fragment in een specifieke cursus. Wanneer ouders hiervoor toestemming verlenen, wordt de schriftelijke toestemming bewaard en een afschrift meegegeven aan ouders. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken.
- Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties. Indien zich een situatie voordoet die niet hierboven beschreven is, wordt u hiervan op de hoogte gesteld en wordt het privacy reglement bijgesteld.
4.2 Cursisten (logopedisten of andere professionals)
- Er worden persoonsgegevens verzameld t.b.v. inschrijving, betaling, organisatie en certificering van de cursist.
- Er worden gegevens bewaard t.b.v. de ADAP in verband met het aantonen van de rechtsgeldigheid van de toegekende geaccrediteerde punten (naam en contactgegevens en aanwezigheid op cursus)
- Deze opgevraagde gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cursist.
Artikel 5 Beschrijving van de gegevens
5.1 Patiënten
De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:
- naam;
- adres- en contactgegevens;
- geboortedatum;
- BSN nummer;
- nummer van het ID of paspoort;
- (para)medische gegevens die relevant zijn voor de logopedische behandeling;
- gegevens van psychologisch onderzoek;
- gegeven van de school, waaronder een uitdraai van het leerlingvolgsysteem en/of andere toetsen;
- naam huisarts/andere zorgverleners;
- verzekeringsgegevens;
- gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger.
5.2 Cursisten
- naam;
- adres- en contactgegevens;
- geboortedatum en geboorteplaats;
- kwaliteitsnummer logopedist;
- gegevens van de organisatie/praktijk waar de cursist werkzaam is.
Artikel 6 Rechten
6.1 Patiënten
- Als patiënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend logopedist, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of aan het einde van de behandeling.
- U heeft als patiënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
- U heeft als patiënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen, binnen een termijn van drie weken.
- Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend logopedist beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.
- Het is mogelijk dat u als ouder van een patiënt een verklaring wil toevoegen aan het dossier van uw kind. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend logopedist te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
- Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:
- Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;;
- Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de rechten door de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;;
- Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;;
- Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.
6.2 Cursisten
- Als cursist heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt ten behoeve van organisatie en registratie van het certificaat. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement.
- U kunt te allen tijde Burger & Scheffer vragen uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Artikel 7 Bewaartermijn
7.1 Patiënten
- Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard.
- Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar.
- Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.
7.2 Cursisten
- Gegevens worden niet langer bewaard dan voor het doel waartoe zij dienen, zoals hierboven genoemd onder 4.2
Artikel 8 Geheimhouding
Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij patiëntgegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers. Wij hebben verwerkersovereenkomsten met externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.
Gegevens kunnen alleen aan derden verstrekt worden als:
- U hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven, zoals geformuleerd in de behandelovereenkomst. Het gaat hierbij onder meer om het verstrekken van de gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede zorgverlening en gegevens die verstuurd worden aan de verwijzer. Vaak is de verwijzer de huisarts;
- er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
- wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of krachtens een gedane rechterlijke uitspraak.
In alle gevallen wordt u door ons vooraf geïnformeerd.
Gegevens van cursisten worden niet met derden gedeeld, anders dan na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cursist.
Artikel 9 Informatiebeveiliging
Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft onder meer:
- het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen;;
- het gebruik van beveiligde datadragers (PC/USB stick/externe harde schijf)
- papieren onderdelen van het patiëntdossier, zoals testformulieren en rapportage van derden, worden op onze praktijk in een afgesloten kast bewaard.
- het geven van verantwoordelijkheid aan u als patiënt / cursist om zelf informatie vast te leggen (bv. filmpjes van de behandeling, door uzelf gemaakt) of te delen (bv. het meenemen van een verslag naar de leerkracht door uzelf)
Artikel 10 Verantwoordelijke gegevens bescherming
- De eigenaars van Burger & Scheffer fungeren gezamenlijk als verantwoordelijken voor de gegevensbescherming.
- Hiermee hebben zij tot taak binnen de praktijk toezicht te houden op de gegevensverwerking en op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 11 Wijzigingen
De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.burgerscheffer.nl informeren.
Artikel 12 Klachten
Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met uw behandelaar of de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris is te bereiken via www.klachtenloketparamedici.nl. Ook kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij Ellen Burger of Anja Scheffer, zie de contactgegevens op www.burgerscheffer.nl .
Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.
Versie d.d. 22 mei 2018